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CERTIFICADO DIGITAL E-CPF OU E-CNPJ - Obrigações Acessórias

1. INTRODUÇÃO

Certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como identidade virtual para pessoas físicas ou jurídicas, garantindo autenticidade e proteção das informações trocadas.

A emissão, renovação e revogação de Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ é realizada por uma Autoridade Certificadora Habilitada devidamente autorizada pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB).

2. ASSINATURA DIGITAL

A assinatura digital é o processo eletrônico de assinatura que, com base em um sistema criptográfico assimétrico, permite ao usuário usar sua chave privada para manifestar e garantir a autoria e integridade do documento eletrônico a ser entregue à RFB.

Para apresentação de declarações à RFB, por todas as pessoas jurídicas, inclusive as entidades sem fins lucrativos, é obrigatória a assinatura digital efetivada mediante utilização de certificado digital válido.

Contudo, não estão obrigadas à utilização da certificação digital as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, exceto na hipótese mencionado no item 7.1 desta matéria (Instrução Normativa RFB n° 969/2009artigo 1°).

3. SOLICITAÇÃO

Para obtenção do certificado digital e-CPF ou e-CNPJ, a pessoa física ou jurídica deverá acessar a página da Autoridade Certificadora da RFB no endereço http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/senhas-e-procuracoes/senhas/certificados-digitais/ac-rfb ou escolher uma das Autoridades Certificadoras Habilitadas pela RFB.

- Autoridade Certificadora da RFB (AC-RFB): entidade responsável pela assinatura dos certificados das Autoridades Certificadoras Habilitadas, integrante da ICP-Brasil em nível imediatamente subsequente à AC Raiz.

- Autoridade Certificadora Habilitada: entidade habilitada pela Coordenação Geral de Tecnologia e Segurança da Informação (Cotec), em nome da RFB, integrante da ICP-Brasil em nível imediatamente subsequente ao da AC-RFB e responsável pela emissão e administração dos Certificados Digitais e-CPF e e-CNPJ.

As pessoas físicas cuja situação cadastral esteja enquadrada na condição de CPF cancelado ou nulo e as pessoas jurídicas cuja situação cadastral perante o CNPJ esteja enquadrada na condição de inapto, suspenso, cancelado ou nulo, não poderão ser titulares de certificados e-CPF ou e-CNPJ (Instrução Normativa RFB n° 1.077/2010artigo 6°).

4. RENOVAÇÃO

O usuário deverá solicitar a renovação do certificado e-CPF ou e-CNPJ que esteja dentro do seu período de validade, com assinatura eletrônica, na página da autoridade certificadora credenciada, na Internet.

5. REVOGAÇÃO

O usurário que queira revogar seu certificado digital, deverá acessar a página de revogação da Autoridade Certificadora Habilitada, emissora do Certificado Digital da RFB e preenchê-la com os dados solicitados.

A revogação de um certificado implica torná-lo inválido, impossibilitando o seu uso.

6. PROCURAÇÃO ELETRÔNICA

Para cumprir tais obrigações, é possível, diretamente no e-CAC, a outorga de Procuração Eletrônica mediante uso do certificado digital do outorgante (contribuinte) e outorgado (procurador), não havendo, neste caso, necessidade de comparecimento a uma unidade da RFB (Instrução Normativa RFB n° 1.751/2017artigo 2°).

Desta forma, o outorgado poderá transmitir as declarações e demonstrativos autorizados pelo outorgante em seu nome.

Caso o outorgante não possua certificado digital, este deverá cadastrar na página da RFB na Internet uma Solicitação de Procuração, a qual deverá ser impressa e assinada pelo outorgante, ou por procurador constituído por procuração pública específica com poderes próprios para a realização desta outorga na presença de servidor de unidade de atendimento da RFB. Em se tratando de pessoa jurídica, deverá ser assinada pelo responsável da empresa perante o Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

A procuração deverá ser entregue em uma unidade de atendimento da RFB, no prazo de 30 dias contados da data de sua emissão, acompanhada de cópias autenticadas dos documentos de identidade do outorgante e outorgado, sendo que a autenticação das cópias também poderá ser efetuada pela própria unidade de atendimento da RFB, mediante apresentação dos documentos originais, para que ela seja conferida e validada no sistema.

O possuidor do certificado passará a ter acesso aos serviços em nome do outorgante a partir da aceitação da procuração na unidade da RFB.

Orientações adicionais quanto a procuração eletrônica poderá ser analisada na matéria: PROCURAÇÃO ELETRÔNICA - Considerações Gerais (Boletim 16/2018)

7. OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS

7.1. DCTF

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) deverá ser elaborada mediante a utilização dos programas geradores de declaração, sendo a apresentação mediante transmissão pela Internet com a utilização do programa Receitanet, ambos disponíveis na página da RFB na Internet, no endereço <http://idg.receita.fazenda.gov.br>.

A assinatura digital da declaração é obrigatória para a entrega da DCTF, inclusive nos casos de extinção, incorporação, fusão e cisão total ou parcial e ocorrerá mediante utilização do certificado digital válido, inclusive para as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) enquadradas no Simples Nacional sujeitas ao pagamento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) (Instrução Normativa RFB n° 1.599/2015artigo 4°§ 2°).

Em se tratando da pessoa jurídica que esteja inativa, é dispensada a utilização do certificado digital para a apresentação (Instrução Normativa RFB n° 1.599/2015artigo 4°§ 4°).

7.2. EFD-Contribuições

A EFD-Contribuições, após validação pelo programa validador, fornecido pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) deverá ser assinada e transmitida, com certificado digital válido, do tipo A1 ou A3 no âmbito do ICP-Brasil (Instrução Normativa RFB n° 1.252/2012artigo 3°; Guia Prático da EFD-Contribuições (versão 1.2), seção 5):

a) o e-PJ ou e-CNPJ que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento;

b) o representante legal da empresa ou procurador, com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB.

Este arquivo tem validade jurídica para todos os fins, nos termos dispostos na Medida Provisória n° 2.200-2/2001.

7.3. EFD-REINF

O certificado digital utilizado no sistema Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) deverá pertencer à séria "A" e ser emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela ICP-Brasil (Manual de Orientação da EFD-Reinf (versão 1.3), item 9.1).

Deverá ser do tipo “A1”, que fica armazenado no próprio computador, ou “A3”, que são armazenados em dispositivo portátil inviolável do tipo smart card ou token, que possuem um chip com capacidade de realizar a assinatura digital.

Os certificados digitais serão exigidos em dois momentos distintos:

a) Transmissão: antes de iniciar a transmissão de solicitações ao sistema EFD-Reinf, o certificado digital do solicitante é utilizado para garantir a segurança do tráfego das informações na internet, devendo ser do tipo e-CNPJ (e-PJ).

b) Assinatura de documentos: o certificado digital assinante dos eventos deverá pertencer a matriz ou ao representante legal desta ou ao procurador/substabelecido, outorgado por meio de procuração eletrônica e não-eletrônica e deverão estar habilitados para a função de assinatura digital, respeitando a Política do Certificado.

Nos casos de ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional, que possua até 3 pessoas, podem transmitir seus eventos mediante código de acesso.

7.4. DIRF

Para transmissão da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido (DIRF) das pessoas jurídicas, exceto as optantes pelo Simples Nacional, é obrigatória a assinatura digital mediante utilização de certificado digital válido (Instrução Normativa RFB n° 1.836/2018artigo 5°§ 4°).

Os condomínios edilícios, as pessoas físicas e os cartórios, cujo titulares são pessoas físicas, não estão obrigadas ao uso do certificado digital para apresentação da DIRF.

Já no caso dos serviços mantidos diretamente pelo Estado, mediante o seu número de inscrição no CNPJ, o uso do certificado digital é obrigatório.

7.5. ECD

Uma Escrituração Contábil Digital (ECD) original deve ter, pelo menos, duas assinaturas, sendo uma do e-PF ou e-CPF correspondente ao profissional contábil (código de assinante 900) e outra que deve ser indicada como responsável pela assinatura da ECD, podendo ser um e-PJ ou e-CNPJ (com código de assinante igual a 001, exclusivo de PJ) ou um e-PF ou e-CPF ligado a um outro código de assinante qualquer (com exceção dos códigos dos profissionais contábeis 900, 910 e 920) (Instrução Normativa RFB n° 1.774/2017artigo 2°parágrafo único; Manual de Orientação do Leiaute 7, item 7).

7.6. ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) deverá ser assinada digitalmente mediante certificado emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil.

Conforme o Manual de Orientação do Leiaute da ECF - Leiaute 5, no Registro 0930 - Identificação dos Signatários da ECF, deverá informar os dados dos signatários da escrituração, sendo obrigatórias duas assinaturas: uma do contabilista e uma da pessoa jurídica.

Para a assinatura do contabilista só podem ser utilizados certificados digitais de pessoa física (e-PF ou e-CPF).

Para a assinatura da pessoa jurídica, poderá ser utilizado certificado digital válido (do tipo A1 ou A3):

1. O e-PJ ou e-CNPJ do estabelecimento que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres);

2. O e-PF ou e-CPF do representante legal da pessoa jurídica:

a) O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante).

b) O e-PF ou e-CPF do procurador (outorgado), por meio de procuração cadastrada no site da RFB e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

c) O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado) constituído diretamente no e-CAC (Centro Virtual de Atendimento), a partir do e-PJ ou e-CNPJ da pessoa jurídica (outorgante);

d) O e-PJ ou e-CNPJ do procurador (outorgado), por meio de procuração cadastrada no site da RFB e validada em qualquer uma de suas unidades, tendo como outorgante a pessoa jurídica.

No início do processo de transmissão do arquivo digital, será verificada a existência, prazo e validade da assinatura digital.

7.7. DMED

A Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) é elaborada utilizando-se o Programa Gerador de DMED, disponível na página da RFB na internet. A transmissão será por meio da internet e com a utilização da certificação digital.

7.8. DIMOB

Referente aos fatos geradores ocorridos a partir do ano-calendário 2010 é obrigatório o uso do certificado digital para envio da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para todas as pessoas jurídicas, exceto para as optantes pelo Simples Nacional (Instrução Normativa n° 1.115/2010artigo 3°§ 1°).

7.9. E-Financeira

A e-Financeira deverá ser transmitida ao ambiente do SPED, de forma eletrônica e assinada digitalmente pelo representante legal da empresa ou procurador, utilizando-se de certificado digital válido (Instrução Normativa RFB n° 1.571/2015artigo 3°).

7.10. DME

O formulário da Declaração de Operações Liquidadas com Moeda em Espécie (DME) deve ser assinado digitalmente pela pessoa física ou pelo representante legal da pessoa jurídica, ou pelo procurador, através de certificado digital válido (Instrução Normativa RFB n° 1.761/2017artigo 3°).

7.11. DBF

A apresentação da Declaração de Benefícios Fiscais (DBF) através da Internet utilizando o ReceitaNET, deve ser assinada digitalmente por meio de certificado digital válido (Instrução Normativa RFB n° 1.307/2012artigo 4°§ 1°).

7.12. DTTA

A assinatura digital da Declaração de Transferência de Titularidade de Ações (DTTA), mediante a utilização de certificado digital válido, salvo a declaração de inexistência, é obrigatória para a pessoa jurídica que, em relação ao mesmo período abrangido pela DTTA, apresentou a DCTF ou a Declaração de Informações sobre Movimentações Financeiras (DIMOF) (Instrução Normativa RFB n° 892/2008artigo 3°§ 2°).

Para as demais pessoas jurídicas, a utilização do certificado digital é facultativa.

7.13. Criptoativos (Moedas Virtuais)

As informações relativas às operações realizadas com criptoativos por pessoas físicas, jurídicas e corretoras (Exchanges) será efetuada mediante utilização do sistema Coleta Nacional, disponibilizado por meio do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC), e com assinatura através do certificado digital válido (Instrução Normativa RFB n° 1.888/2019artigo 3°).

7.14. PER/DCOMP

O Pedido de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PER/DCOMP) deverão ser transmitidos com utilização de certificado digital válido, mediante o Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais (SVA), disponível para download na página da RFB na Internet, no endereço http://idg.receita.fazenda.gov.br/ (Instrução Normativa n° RFB 1.717/2017artigo 163).

7.15. DIRPF

O contribuinte que em 2018, enquadrou-se em pelo menos umas das situações elencadas abaixo, deve utilizar o certificado digital, para transmissão da Declaração do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física (DIRPF) (Instrução Normativa RFB n° 1.871/2019artigo 7°§ 3°):

a) recebeu rendimentos:

1) tributáveis sujeitos ao ajuste anual, cuja soma foi superior a R$ 5.000.000,00;

2) isentos e não tributáveis, cuja soma foi superior a R$ 5.000.000,00;

3) tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 5.000.000,00; ou

b) realizou pagamentos de rendimentos a pessoas físicas ou jurídicas, cuja soma foi superior a R$ 5.000.000,00, em cada caso ou no total.

A Declaração de Ajuste Anual relativa a espólio, independentemente de ser inicial ou intermediária, ou a Declaração Final de Espólio, que se enquadre nestas hipóteses, deve ser apresentada, em mídia removível, em uma unidade da RFB, durante o seu horário de expediente, sem a necessidade de utilização de certificado digital.

As referidas orientações não se aplicam à Declaração de Ajuste Anual elaborada com a utilização de computador, mediante acesso ao serviço “Meu Imposto de Renda” disponível no Centro Virtual de Atendimento (e-CAC) na página da RFB na Internet no endereço: http://rfb.gov.br (Instrução Normativa RFB n° 1.871/2019artigo 7°§ 5°).

 

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